Praktische informatie voor deelnemende bedrijven

Locatie

Flanders Expo Gent – Maaltekouter 1 - 9051 Gent

bereikbaarheid - grondplan

• WIFI netwerk: EVOLV Companies
• WIFI paswoord: EVOLV2026!

Standplaatsen in Hal 1 - gelijkvloers

• De standen van de hoofdpartners (diamant-deelnamepakket) meten 5,98m B (!) op 2m D. 
• De standen binnen de goud- en zilver-deelnamepakketten meten 2,98m B (!) op 2m D (tenzij anders aangevraagd én toegestaan voorafgaand aan de beurs).
• De brons-standen meten 1,98m B (!) op 2m D.

• De maximum toegelaten hoogte van alle standen bedraagt 3,5m

Elke module bestaat uit een achterwand en 2 lage zijwanden (1m hoog). Op één van de zijwanden worden de bedrijfsnaam, het standnummer, en de kleursticker(s) van de sector(en) waarin wordt gerekruteerd, aangebracht.

De panelen dienen in dezelfde staat als bij aankomst achtergelaten te worden. Wanneer de panelen worden beschadigd door restanten van posters, zullen extra kosten worden aangerekend.

De afmetingen van de standen dienen gerespecteerd te worden: vlaggen, banners en ander promomateriaal mogen de aanpalende standen niet hinderen. Om te allen tijde de veiligheid van de bezoekers te kunnen garanderen, mag de doorstroom in de middengangen niet worden belemmerd.

We voorzien per stand:

• 2 receptietafels met hoes & 4 barstoelen (voor diamant-standen)
• 1 receptietafel met hoes & 2 barstoelen (voor goud-, zilver- en brons-standen)
• A4 display met bedrijfslogo, gezochte ervarings- en opleidingsniveau(s)
• versterkte WIFI (met paswoord: EVOLV2026! – zie hierboven)
• aansluiting elektriciteit (600 watt) – tenzij 3600 watt werd aangevraagd
• lunchpakket + cateringvoucher voor de bedrijfsvertegenwoordigers in de goud-, zilver- en brons-standen; receptie, lunch + cateringvoucher voor de bedrijfsvertegenwoordigers in de diamant-standen

1 parkeerplaats per deelnemend bedrijf vlakbij Hal 1 voor goud-, zilver- en brons-standen; 5 parkeerplaatsen per deelnemend bedrijf vlakbij Hal 1 voor diamant-standen

Grondplan

Het grondplan van Hal 1 kunt u hier bekijken. De definitieve standenindeling wordt momenteel uitgewerkt.

Opbouw

Het opbouwen van de standen kan:

• de dag vóór het event, woensdag 25 maart, vanaf 15u tot 20u. Verplicht voor alle standhouders die groot materiaal aanleveren én voor professionele standenbouwers. Lossen van materiaal gebeurt via poort 8 en ND7 achteraan Hal 1.

! Iedereen die op 25 maart gebruikmaakt van de parking, dient bij het betreden van de site een parkeerticket te nemen. Standhouders/standenbouwers kunnen dit ticket laten valideren aan het secretariaat, zodat zij de parking kosteloos kunnen verlaten.

• op donderdag 26 maart, vanaf 7u tot 12u - enkel voor klein materiaal (banners/flyers/gadgets) dat vertegenwoordigers van bedrijven/organisaties zelf meebrengen/kunnen dragen. Alle materiaal dient binnengebracht te worden via ND7 achteraan Hal 1 (naast poort 8) of via de foyer vooraan Hal 1. Poort 8 gaat op 26 maart niet open om opwarming van de hal mogelijk te maken.

Vanaf 12u kan enkel nog via de foyer klein materiaal binnengebracht worden. Standhouders kunnen eerst parkeren en zich daarna met het materiaal te voet naar Hal 1 begeven. Jobstudenten zullen standhouders helpen om het materiaal naar de stand te brengen.

De beurs gaat om 13u (stipt!) open voor de bezoekers. Zorg ervoor dat de stand tijdig (dus vóór 13u) wordt opgezet. De beurs is geopend tot 19u. Wij verzoeken u uw stand bemand te houden tot en met het officiële einduur. Sommige bezoekers kunnen door andere verplichtingen pas in de latere uren aanwezig zijn. Om elke bezoeker een volwaardige ervaring te garanderen, rekenen wij erop dat uw stand tot het einde toegankelijk en bemand blijft.

Lossen & laden

Alle materiaal dient geleverd/opgehaald te worden via poort 8/ND7 achteraan Hal 1. Zie aanrijdingsplan hieronder:

 

Om problemen met veiligheid én toegankelijkheid voor lossen en laden te voorkomen, is het enkel mogelijk om te stationeren voor lossen en laden.

Verloop van de beursdag

Bij aankomst ontvangt u aan de printkiosk in de foyer uw persoonlijke naambadge, enkel en alleen wanneer u voorafgaand aan de beurs het daarvoor voorziene digitaal formulier heeft ingevuld (1 formulier per bedrijfsvertegenwoordiger): https://afstudeerbeurs.gent/nl/bedrijven/vertegenwoordigers/registreer

Deadline voor het aanvragen van de badge is maandag 9 maart – 12 pm.

In de stand zal u op de statafel de volgende items terugvinden:

• de wifi code, een print-out van de handleiding voor het downloaden van cv’s tijdens de beursdag, en de uitleg bij de bezoekersbadge.

 

U kan op 26 maart tot 13u de voor uw bedrijf/organisatie voorziene cateringvoucher ophalen aan de infobalie in de foyer. Bedrijven die de cateringvoucher niet tijdig komen ophalen, ontvangen deze op de stand na 13u. In dit geval vragen wij u om geduld te hebben. Er kunnen geen extra cateringvouchers bijgekocht worden. Extra dranken en snacks kunnen worden aangekocht in de cateringstand voor standhouders. Betaling is mogelijk zowel elektronisch als contant.

• Van 11.30u tot 13u zullen de gereserveerde lunchpakketten ter beschikking zijn in het cateringpunt voor standhouders – naast de PhD Career Insights Corner. De lunchpakketten kunnen worden gereserveerd via deze link - 1 pakket per vertegenwoordiger: https://forms.gle/f9vzVcNoGJ7E3xkC9 
• Het cateringpunt voor standhouders blijft geopend tussen 13u en 19u voor de aankoop van snacks en drankjes

Parkeerregeling

Wij bieden alle deelnemende bedrijven/organisaties binnen de goud, zilver- en brons-deelnamepakketten 1 gratis parkeerplaats; alle deelnemende bedrijven/organisaties binnen het diamond-pakket ontvangen 5 gratis parkeerplaatsen - op parkings PA3 en PA4. Deze vouchers op bedrijfsnaam wordt digitaal overgemaakt door Flanders Expo (vanuit parkingflexpo@easyfairs.com) aan het mailadres dat bij registratie voor de beurs werd gebruikt.

De QR-code op de voucher dient te worden gescand aan de slagboom, bij het in- én uitrijden. De voucher geeft recht op toegang voor één voertuig. Voor extra voertuigen neemt men een ticket en betaalt men aan de automaten of online via de QR-code.

Vragen? Op 26 maart kan u terecht aan de infobalie in de foyer van Hal 1, of contacteert u Dirk Van Hecke 0477/93.66.04

Catering

Het cateringpunt voor standhouders bevindt zich naast PhD Career Insights Corner.

cv's bezoekers

Tijdens de beurs zal het mogelijk zijn om de cv’s van de bezoekers digitaal te verkrijgen op basis van een (QR)code die op de bezoekersbadges is terug te vinden. Bezoekers beslissen zelf of ze deze code al dan niet delen met de aanwezige bedrijven/organisaties.

Informatie over het gebruik van deze feature is te vinden in het company dashboard op de beurswebsite (na inloggen met het e-mailadres en paswoord gebruikt voor registratie). Gelieve deze handleiding te downloaden en over te maken aan de vertegenwoordigers op de beursvloer. Het is van belang dat ze deze handleiding vooraf grondig nalezen. De organisatoren voorzien een print-out van de handleiding op de stand.

De cv’s van bezoekers die bij registratie hun toestemming hebben gegeven om het cv te delen, zullen na afloop van de beurs kunnen worden gedownload via het company dashboard.

cv’s van bezoekers mogen enkel gebruikt worden voor rekruteringsdoeleinden binnen het bedrijf, en mogen niet verkocht of doorgegeven worden.

Bedrijfspagina

De informatie op uw bedrijfspagina op de beurswebsite wordt geconsulteerd door bezoekers aan de beurs ter voorbereiding van hun bezoek. U kan uw company profile aanvullen door in te loggen op uw company dashboard met het e-mailadres en paswoord gebruikt voor registratie.

Op vraag van de bezoekers verzoeken wij u om duidelijk te communiceren waarvoor zij bij u terechtkunnen (bv. vacatures, algemene informatie, stageplaatsen, enz.). Indien specifieke vacatures worden uitgelicht, gelieve hierbij steeds beknopte basisinformatie te vermelden, zoals functie (bv. Business Development), locatie (bv. Brussel), tewerkstellingsregime (voltijds/deeltijds) en werkvorm (hybride/on-site). Dit stelt bezoekers in staat zich optimaal voor te bereiden en gericht het gesprek aan te gaan.

Afbouw

Het demonteren van de standen kan:

• de avond na de beurs vanaf 19:15u tot 24u
• op vrijdag 27 maart vanaf 8u tot 12u

Laden verloopt opnieuw via poort 8 en ND7 aan de achterzijde van Hal 1. De poort van Hal 1 zal opengaan van zodra er geen bezoekers meer aanwezig zijn in de hal (vanaf 19:15u).

 

We wensen jullie een succesvolle deelname aan EVOLV. / de interuniversitaire Job Market for Young Researchers / de Ghent Capital of Technology corner / de North Sea Port Talent corner / de TechTransfer & Gentrepreneur lane 

Met vriendelijke groet
Ann, Katrien, Dirk en Hanne

Webbanners - social media templates

Wenst u uw aanwezigheid op de beurs kenbaar maken op uw website of via social media? Hieronder kunt u verschillende templates downloaden door op de afbeelding te klikken en dan via rechtermuisklik --> afbeelding opslaan.